Od wizji do gotowego projektu, czyli czym zajmuje się Project Manager w software house’ie?

Stoisz przed decyzją o stworzeniu sklepu internetowego a może chcesz uczestniczyć w tworzeniu takich projektów w software house’ie? W każdym przypadku w Twojej głowie może pojawić się wiele wątpliwości.Jak będzie wyglądał podział pracy między poszczególnymi zespołami? W jaki sposób najefektywniej zarządzać czasem? Co zrobić, jeśli na jakimś etapie zdarzy się niepowodzenie? Zarządzanie projektem w sektorze IT to zadanie wymagające i złożone, a kluczowe miejsce w tym procesie zajmuje Project Manager. Jaką funkcję pełni, jak przyczynia się do sukcesu projektu i dlaczego jest tak istotny w całym procesie wdrożenia? O tym wszystkim (i nie tylko dowiesz) się w tym artykule!

Kim jest Project Manager?

Zarządzanie złożonymi projektami ma długą historię, ale w ostatnich latach ich liczba, stopień skomplikowania i powszechność znacząco wzrasta. Po raz pierwszy dostrzegła to firma Microsoft w latach 80. Podczas realizacji jednego ze swoich projektów rynkowy gigant zauważył, że zaangażowani w jego tworzenie byli specjaliści z różnych dziedzin biznesu. Koordynacja ich różnorodnych obowiązków stała się wyzwaniem, dlatego też firma zdecydowała się na proste rozwiązanie. Wybrano jedną osobę, która miała przejąć odpowiedzialność za organizację nowego projektu. W ten właśnie sposób wykształciła się rola Project Manager’a (PM). Za co dokładnie odpowiada PM w organizacji?

PM jest liderem, który koordynuje i zarządza wszystkimi aspektami projektu - od etapu zrozumienia potrzeb biznesowych poprzez planowanie, realizację, kontrolę, aż po jego zakończenie. Project Manager w trakcie całego procesu dba o stały kontakt z klientem oraz zrozumienie jego potrzeb i dostarczanie jak najwyższej jakości usług końcowych. Osoby na tym stanowisku są pewnego rodzaju pomostem między oczekiwaniami klienta a możliwościami technicznymi zespołu. Jednym słowem - dbają o to, aby pomysły zostały w odpowiedni sposób przekształcone w kod.

Project Manager w software house - jaka jest jego rola?

Projektowanie sklepów internetowych, redesign platform czy wdrażanie dodatkowych funkcjonalności oraz innowacyjnych narzędzi wymaga holistycznego podejścia. Na co dzień nad sukcesem takich projektów pracują m.in.: zespoły developerów, grafików i testerów. Wieloetapowość tych przedsięwzięć wymaga od Project Managera płynnego poruszania się w wielu obszarach biznesu. Zadania PM’a, można podzielić na kilka obszarów:

• Kontakt z klientem - Project Manager łączy przede wszystkim klienta z zespołem. Jego zadaniem na tym etapie jest pełne zrozumienie potrzeb biznesowych, dobór najlepszych rozwiązań oraz przekształcenie ich na realistyczny plan.
• Planowanie projektu - kolejnym zadaniem jest opracowanie planu projektu. Powinien on zawierać takie elementy jak: cele, harmonogram, budżet, zasoby potrzebne do jego realizacji i metody monitorowania postępów.
• Zarządzanie zespołem - manager koordynuje pracę zespołu projektowego, zgodnie z wcześniej stworzonym planem. Oznacza to przede wszystkim: delegowanie zadań, monitorowanie postępów i zarządzanie ewentualnymi konfliktami. Co ważne, PM powinien także zadbać o to, żeby każdy członek zespołu rozumiał swoją rolę w projekcie i czuł się zmotywowany do działania.
• Komunikacja - efektywna komunikacja jest kluczowym elementem sukcesu każdego projektu. To właśnie Project Manager odpowiada za utrzymanie stałego kontaktu między wszystkimi zaangażowanymi.
• Zarządzanie ryzykiem - istotnym zadaniem PM’a jest także rozpoznawanie potencjalnych zagrożeń i minimalizowanie ryzyka ich powstania w trakcie trwania projektu.
• Monitorowanie postępów - oprócz zarządzania codziennymi pracami ważne jest także monitorowanie postępów w realizacji projektu. Jeżeli osiągane wyniki różnią się od zakładanego planu, Project Manager powinien podjąć odpowiednie kroki (wprowadzając np. niezbędne zmiany), by projekt wrócił na właściwe tory.
• Zakończenie projektu - po zakończeniu projektu praca PM’a nie kończy się. W dalszej kolejności jest on odpowiedzialny m.in. za podsumowanie wyników, przeprowadzenie analizy post-mortem (czyli przeanalizowania współpracy nad projektem pod względem mocnych i słabych stron) oraz przekazanie wyników wszystkim zainteresowanym.

Agile, Scrum, Waterfall - jak szybko i skutecznie zarządzać projektem?

Dynamicznie zmieniające się realia świata IT, innowacyjne rozwiązania oraz konieczność współpracy z zespołami technicznymi to codzienność Project Managera podczas pracy w software house’ie. Skuteczne zarządzanie skomplikowanymi i zaawansowanymi projektami wymaga wyboru odpowiedniej metodyki pracy. Agile, Waterfall czy Scrum to najpopularniejsze z wykorzystywanych w praktyce metod tworzenia projektów. Poznaj różnice między nimi i przekonaj się, dlaczego to właśnie one są najczęściej wybierane przez Project Managerów.

Agile

Metodologia Agile wykorzystuje programowanie zwinne. Oznacza to, że praca zespołów podzielona jest na tzw. "sprinty", czyli krótkie i powtarzalne cykle, podczas których poszczególne osoby pracują nad konkretnym etapem projektu (plan, design, develop, test, release, feedback). Po każdym sprincie zespół ocenia postęp i dostosowuje plan na następnego cyklu. Elastyczne podejście pozwala na bieżąco modyfikować projekt, dopasowując go jak najlepiej do potrzeb klienta i oczekiwań odbiorców końcowych.

Waterfall

Waterfall to klasyczna metoda zarządzania projektem. Jej największą zaletą jest przejrzysta struktura. W ramach tej metody projekt podzielony jest kaskadowo na fazy realizacji. Każdy etap powinien być wykonywany po sobie według określonego schematu - zaczynając od analizy wymagań, przez projektowanie i testowanie, aż po wdrożenie i utrzymanie. Ze względu na ograniczoną elastyczność idee Waterfall łączy się często z innymi metodykami, zapewniając większą przestrzeń na modyfikację i udoskonalanie projektu.

Scrum

Scrum jest jednym ze sposobów realizacji metodyki Agile. Jego podstawową cechą jest podział pracy na 1-4 tygodniowe sprinty. Każdy z krótkich etapów rozpoczyna się spotkaniem planistycznym, podczas którego zespół decyduje o dalszych pracach. Ważną rolę w procesie pełni PM pełniący rolę Scrum Mastera, czyli mentora rozumiejącego indywidualne kompetencje i umiejętności członków zespołu.

Narzędzia i technologie wspierające sukces - jak pracuje Project Manager?

Co stoi za skuteczną współpracą zespołu projektowego? Za sukces odpowiada wiele czynników - doświadczenie, znajomość branży czy umiejętności interpersonalne Project Managera. Istotny okazuje się także wybór odpowiednich narzędzi wspierających pracę - badanie przeprowadzone przez firmę PWC wskazało, że wykorzystanie dobrego oprogramowania do zarządzania projektem znacznie podnosi efektywność zespołu (77%). Z jakich narzędzi korzystają najczęściej Project Managerowie?

Asana

To narzędzie, które pomaga zespołom organizować, śledzić i zarządzać pracą. Umożliwia przypisanie zadań indywidualnym członkom zespołu, określenie terminów i priorytetów oraz monitorowanie postępów w czasie rzeczywistym. Asana jest bardzo elastyczna - można ją wykorzystać w ramach wielu metodyk (np. Agile czy Waterfall). Co więcej, oferuje możliwości integracji z zewnętrznymi narzędziami (np. Trello, Gmail, Slack), co pozwala na jeszcze większe dostosowanie środowiska do indywidualnych potrzeb zespołu.

Jira

Jira to platforma stworzona przez firmę Atlassian. Początkowo była skierowana do zespołów programistycznych pracujących na podstawie Agile (choć obecnie wykorzystuje się ją także w innych metodykach). Podobnie jak Asana, to narzędzie umożliwia tworzenie zadań, które można przypisać poszczególnym członkom zespołu, a następnie monitorować ich status i śledzić postęp. Jira jest szczególnie popularna ze względu na dodatkowe funkcje związane z raportowaniem błędów, śledzeniem problemów oraz planowaniem sprintów w ramach metodyki Scrum.

Confluence

Confluence to kolejna propozycja stworzona przez Atlassian - umożliwia zarządzanie dokumentacją w ramach współpracy zespołowej. Pozwala na tworzenie, organizację i udostępnianie dokumentów, takich jak plany projektów, specyfikacje produktów czy notatki ze spotkań. Warto wspomnieć, że Confluence jest zintegrowany z Jirą, co umożliwia łatwe łączenie informacji o projekcie z powiązaną dokumentacją.

Figma

W odróżnieniu od poprzednich narzędzi Figma służy do projektowania interfejsu platformy oraz doświadczeń i interakcji użytkownika (UX&UI design). Jest wykorzystywana głównie przez designerów do tworzenia prototypów stron internetowych czy aplikacji. Figma stanowi płaszczyznę komunikacji pomiędzy software housem i klientem, która pozwala na zapoznanie się z graficznymi propozycjami dla poszczególnych punktów projektu i wymianę feedbacku pomiędzy stronami. Dzięki możliwości udostępniania projektów do przeglądania Project Managerowie często wykorzystują te narzędzie do zaprezentowania efektów pracy klientom.

Project Manager & Advox - jak to robimy?

Rola oraz zakres zadań Project Managera może różnić się zarówno w zależności od specyfiki projektu, jak i kultury zarządzania w firmie. Co wyróżnia nasze podejście? W Advox stawiamy przede wszystkim na komfort i najwyższą jakość obsługi klienta. Podczas realizowania naszych projektów zapewniamy:

• dedykowaną osobę kontaktową - kompleksowa znajomość specyfiki projektu przez jedną osobę eliminuje potrzebę przekazywania informacji między różnymi osobami i skraca każdorazowo proces komunikacji.
• wsparcie merytoryczne - dzięki technicznej wiedzy i doświadczeniu nasi Project Managerowie PM’ów są w stanie wielu przypadkach samodzielnie odpowiadać także na techniczne pytania i wątpliwości klientów.
• poszukiwanie najlepszego rozwiązania - w Advox kompetencje PM’a wykraczają poza samą opiekę nad klientem. Jego zadaniem jest także przeanalizowanie potrzeb, zbieranie informacji i dopasowanie rozwiązań do indywidualnych oczekiwań.
• pełną opiekę i kontrolę nad projektem - PM pozostaje w stałym kontakcie z klientem, na bieżąco monitorując harmonogram, budżet i zakres realizacji założeń. W zależności od indywidualnych potrzeb projektowych PM może koordynować także współpracę z zewnętrznymi podmiotami np. agencjami SEO czy SEM.
• opiekę SLA - w przypadku zawarcia umowy uwzględniającej SLA (z ang. Service Legal Agreement) Project Manager przejmuje jej koordynację, zlecając wybrane zadania do odpowiednich podzespołów.

Czy warto zostać Project Managerem?

Trudno obecnie wyobrazić sobie udane zakończenie złożonego projektu bez udziału osoby, która czuwa nad każdym jego etapem. Od rozpoznania potrzeb klienta, poprzez zrozumienia indywidualnych kompetencji zespołu po przełożenie oczekiwań wszystkich stron na rzeczywiste efekty - osiągniecie powyższych celów to w dużej mierze zasługa Project Managera. PM to zorganizowana i zorientowana na cele osoba, która wykorzystuje pasję, kreatywność i umiejętności zespołów do tworzenia projektów skoncentrowanych na sukces.

Rola Project Managera w software house wymaga zrozumienia specyfiki branży IT, poznania najnowszych trendów rynkowych i preferencji konsumentów. Do zarządzania technologicznymi przedsięwzięciami niezbędne jest także poznanie narzędzi wykorzystywanych do ich tworzenia i specjalizacja w konkretnych technologiach. Dzisiejsze platformy eCommerce oprócz podstawowego oprogramowania coraz częściej obejmują także integrację z wieloma zewnętrznymi systemami, a ich znajomość staje się nieoceniona w portfolio Project Managera. W ten sposób jest on w stanie odpowiadać na zmieniające potrzeby klientów i zadbać o najwyższą jakość współpracy w trakcie prac nad projektem.